FYI là thuật ngữ được sử dụng phổ biến trong email hiện nay. Tuy nhiên không phải ai cũng hiểu rõ FYI là gì và cách sử dụng nó. Vậy thì bài viết dưới đây sẽ cung cấp đầy đủ thông tin về FYI dành cho các bạn.
1. FYI Là Gì? Nguồn Gốc FYI Trong Email
FYI là viết tắt của cụm từ tiếng Anh “For Your Information”, có nghĩa là “Thông tin cho bạn biết” hoặc “Gửi bạn để biết”.
FYI thường dùng trong email, là một phần riêng, tách biệt với những nội dung chính của email, chứa đựng thông tin liên quan đến thủ tục mới, nội quy,… mà người nhận cần biết. Bên cạnh đó, nó cũng được sử dụng trong các văn bản, tin nhắn, chú thích để cung cấp thông tin thêm cho người đọc hoặc đối tượng nhận được mà không cần phản hồi lại.
Nguồn gốc của FYI được cho là bắt nguồn từ lĩnh vực quân sự và chính phủ. Trong các tài liệu quân sự hay chính phủ, FYI thường được sử dụng để truyền tải các thông tin quan trọng, báo cáo và tài liệu khác đến các quan chức, chỉ huy, nhân viên khác trong cùng một tổ chức hoặc các tổ chức khác.
Từ đây, FYI được sử dụng rộng rãi trong các cuộc trao đổi thư điện tử kinh doanh. Theo một số nguồn tin, FYI đã được các nhà báo, phóng viên dùng để làm nổi bật thông tin quan trọng cho người nhận từ những năm 1930. Nhờ đó mà người gửi không cần phải soạn hay gửi thêm thư, tin nhắn khác.
Xem thêm: Email Marketing là gì?
2. Ý Nghĩa Của Việc Sử Dụng FYI Trong Email
Việc sử dụng FYI trong email có ý nghĩa như sau:
2.1 Cung Cấp Thông Tin
FYI thường được sử dụng để truyền tải thông tin một cách nhanh chóng và hiệu quả đến người nhận. Khi một email được gửi kèm theo dòng chữ FYI, người gửi đang chia sẻ với người nhận những thông tin, dữ liệu hoặc cập nhật liên quan đến một chủ đề, vấn đề hay hoạt động cụ thể. Điều này giúp người nhận có thể nắm bắt được nội dung chính của email, hiểu rõ hơn về vấn đề được đề cập và cập nhật thông tin mới nhất, mà không cần phải tốn quá nhiều thời gian và công sức để phân tích nội dung chi tiết.
2.2 Thể Hiện Sự Tôn Trọng
Việc sử dụng FYI trong email không chỉ đơn thuần là truyền tải thông tin, mà còn thể hiện sự tôn trọng của người gửi đối với người nhận. Khi chia sẻ thông tin qua email với dòng chữ FYI, người gửi đang thể hiện rằng họ muốn người nhận được cập nhật và nắm bắt những thông tin mới nhất liên quan đến một chủ đề hay hoạt động cụ thể. Điều này cho thấy người gửi tôn trọng vai trò và quyền được biết của người nhận, đồng thời cũng thể hiện sự tin tưởng và mong muốn người nhận hiểu rõ về vấn đề đang được thảo luận.
2.3 Tiết Kiệm Thời Gian
Trong môi trường làm việc hiện đại, thời gian là một nguồn lực quý giá và không thể bỏ qua. Việc sử dụng FYI trong email giúp tiết kiệm thời gian cho cả người gửi và người nhận. Thay vì phải viết một email dài dòng và chi tiết, người gửi có thể sử dụng FYI kèm theo thông tin cần chia sẻ một cách ngắn gọn và súc tích. Điều này giúp người gửi tiết kiệm thời gian viết email, đồng thời cũng giúp người nhận tiết kiệm thời gian đọc và hiểu nội dung cần thiết.
2.4 Tránh Nhầm Lẫn
Trong giao tiếp qua email, việc sử dụng FYI giúp tránh những hiểu lầm hoặc nhầm lẫn về mục đích của email. Khi một email được gửi kèm theo dòng chữ FYI, người nhận sẽ hiểu rằng email này chỉ nhằm mục đích cung cấp thông tin, không yêu cầu phản hồi hoặc hành động cụ thể từ phía họ. Điều đó giúp làm rõ ràng mục đích của email, tránh những hiểu lầm không đáng có và đảm bảo rằng thông tin được truyền tải một cách chính xác, hiệu quả.
Xem thêm: Cách viết email chuyên nghiệp
3. FYI Sử Dụng Trong Những Trường Hợp Nào?
FYI được sử dụng trong nhiều trường hợp với các mục đích khác nhau như:
3.1 Truyền Tải Thông Tin
Một trong những mục đích chính của việc sử dụng FYI là truyền tải thông tin quan trọng hoặc tài liệu đến người nhận mà không yêu cầu phản hồi hay hành động cụ thể từ họ.
Trong môi trường làm việc, việc chia sẻ thông tin một cách hiệu quả và kịp thời là rất quan trọng. Khi một email được gửi kèm theo dòng chữ FYI, người gửi đang truyền tải những thông tin liên quan đến một sự kiện, dự án hoặc hoạt động cụ thể đến người nhận. Điều này giúp người nhận nắm bắt được tình hình và cập nhật thông tin mới nhất, đồng thời tránh gây ra bất kỳ hiểu lầm nào về việc liệu họ có cần phải phản hồi hay thực hiện hành động gì hay không.
3.2 Chia Sẻ Thông Tin Khác
Ngoài truyền tải thông tin chính, FYI cũng được sử dụng để chia sẻ các loại thông tin khác trong môi trường làm việc.
Ví dụ, người gửi có thể sử dụng FYI để thông báo về một cuộc họp sắp tới, chia sẻ thông tin về việc nghỉ lễ hoặc thay đổi trong tổ chức. Những thông tin này không yêu cầu phản hồi trực tiếp từ người nhận, nhưng giúp họ nắm bắt được tình hình và điều chỉnh công việc hoặc kế hoạch của mình phù hợp.
3.3 Cảnh Báo, Thông Báo
Trong một số trường hợp, FYI có thể được sử dụng để cảnh báo hoặc thông báo cho người nhận về một vấn đề quan trọng mà họ cần biết.
Chẳng hạn, người gửi có thể sử dụng FYI để cảnh báo về một sự cố kỹ thuật, vấn đề bảo mật hoặc để thông báo về một vấn đề quan trọng khác liên quan đến công việc, tổ chức. Mặc dù không yêu cầu phản hồi trực tiếp, nhưng những cảnh báo và thông báo này giúp đảm bảo rằng mọi người trong tổ chức đều nhận thức được tình hình và có thể đưa ra hành động phù hợp.
3.4 Chuyển Tiếp, Giải Thích Thông Tin
FYI cũng được sử dụng để chuyển tiếp thông tin đến người khác hoặc giải thích một khía cạnh nào đó của một vấn đề, tình huống cho người nhận. Việc chuyển tiếp thông tin bằng cách sử dụng FYI giúp truyền tải thông tin một cách nhanh chóng và tiện lợi, đồng thời tránh gây ra bất kỳ hiểu lầm nào về việc liệu người nhận có cần phải phản hồi hay không. Trong khi đó, việc sử dụng FYI để giải thích giúp làm rõ ràng và đảm bảo rằng người nhận hiểu đúng về vấn đề đang được đề cập.
3.5 Chia Sẻ Thông Tin Nội Bộ, Định Kỳ, Hỗ Trợ Hay Đầu Vào
Ngoài ra, FYI còn được sử dụng trong nhiều trường hợp khác nhau liên quan đến việc truyền tải thông tin trong môi trường làm việc.
Ví dụ, nó có thể được sử dụng để truyền tải thông tin nội bộ trong một tổ chức, công ty hoặc để cung cấp thông tin định kỳ như thông tin về một cuộc họp hàng tháng, các bản tin thông tin thường xuyên.
Đồng thời, FYI cũng có thể được sử dụng để cung cấp thông tin hỗ trợ, chẳng hạn như hướng dẫn sử dụng một sản phẩm, dịch vụ hoặc để truyền tải thông tin đầu vào như ý kiến phản hồi, ý tưởng đối với một dự án, sản phẩm.
Xem thêm: 7 văn hóa giao tiếp qua email bạn nên biết!
4. Phân Biệt FYI Và FYR
FYI và FYR đều là từ được sử dụng khá nhiều trong email. Tuy nhiên, chúng lại có ý nghĩa, mục đích sử dụng hoàn toàn khác nhau. Để phân biệt giữa FYI và FYR để sử dụng đúng, bạn hãy theo dõi nội dung dưới đây nhé.
Tiêu chí phân biệt FYI FYR Khái niệm Là viết tắt của “For Your Information, có nghĩa là “Thông tin cho bạn biết” hoặc “Gửi bạn để biết”. Là viết tắt của “For Your Reference”, có nghĩa là dành cho bạn tham khảo. Mục đích Được sử dụng để thông báo cho người nhận biết về một vấn đề hoặc một thông tin mới quan trọng mà không yêu cầu hành động hay phản hồi từ người đó. Được sử dụng để nhắc đến một tài liệu hoặc một thông tin khác đã đề cập trước đó mà người nhận có thể tham khảo. Trường hợp sử dụng Thường được sử dụng trong email điều hành hoặc thông báo cho nhiều người. Thường được sử dụng trong email chủ đề riêng tư hoặc trao đổi giữa hai người. Đối tượng hướng tới Thường được sử dụng để truyền tải thông tin quan trọng đến người quản lý hoặc cấp trên. Thường được sử dụng để chia sẻ thông tin tham khảo với đối tác hoặc khách hàng.5. Một Số Thuật Ngữ Khác Thường Sử Dụng Trong Email
Ngoài FYI hay FYR thì còn rất nhiều thuật ngữ khác cũng được sử dụng trong email mà các bạn nên biết đó là:
5.1 FYA
FYA là từ viết tắt của “For Your Action” trong tiếng Anh, có nghĩa là “Để bạn hành động”. FYA được sử dụng trong email để yêu cầu người nhận hành động hoặc thực hiện một nhiệm vụ nào đó. Tương tự như FYI và FYR, FYA là một cách để người gửi email giao tiếp nhanh chóng, hiệu quả với người nhận, đặc biệt là trong các tình huống khẩn cấp hoặc cần thiết.
Ví dụ: Nếu bạn gửi một email yêu cầu đồng nghiệp của mình hoàn thành báo cáo, bạn có thể sử dụng từ viết tắt FYA để yêu cầu họ hành động và báo cáo lại kết quả cho bạn.
5.2 RFQ
RFQ là viết tắt của “Request for Quotation” trong tiếng Anh, có nghĩa là “Yêu cầu báo giá”. Thuật ngữ này thường được sử dụng trong các email về kinh doanh, bán hàng.
Email RFQ thường chứa thông tin về sản phẩm hoặc dịch vụ cần mua, số lượng, thời gian giao hàng và các yêu cầu khác liên quan đến việc mua hàng hóa, dịch vụ.
5.3 RFI
RFI (Request for Information) trong email là một yêu cầu thông tin được gửi đến một hoặc nhiều đối tượng để thu thập thông tin cần thiết. Email RFI thường được sử dụng trong các tình huống cần thu thập thông tin trước khi ra quyết định mua hàng hoặc dịch vụ. Nó chứa các câu hỏi về sản phẩm, dịch vụ hoặc chính sách của một công ty, tổ chức.
Khi sử dụng RFI trong email, người gửi cần đưa ra các câu hỏi cụ thể và chi tiết để đối tượng có thể cung cấp thông tin chính xác, đầy đủ. Đồng thời, người gửi cũng cần định rõ thời hạn để đối tượng có thể trả lời email.
5.4 FW
FW là viết tắt của “Forward”, có nghĩa là “Chuyển tiếp” một email từ người gửi ban đầu đến một hoặc nhiều người khác.
Khi sử dụng FW trong email, người gửi thường chọn một email đã nhận được trước đó và chuyển tiếp nó đến một hoặc nhiều người khác mà họ cho là cần thiết. Thường thì người gửi sẽ gửi một tin nhắn đi kèm để giải thích về nội dung email được chuyển tiếp hoặc về lý do tại sao họ cho rằng các người nhận cần phải biết về email này.
Xem thêm: Kỹ Năng Đặt Câu Hỏi Là Gì? Rèn Luyện Kỹ Năng Này Như Thế Nào?
5.5 P.S
P.S trong email là viết tắt của từ “Postscript”, có nghĩa là phần viết thêm ở cuối email sau phần kết thúc.
Thường thì P.S được sử dụng để bổ sung thêm thông tin quan trọng mà người gửi đã quên đề cập trong phần chính của email hoặc để lưu ý đến một điểm khác liên quan đến nội dung email. Nó có thể được sử dụng để tăng tính chất cá nhân và gần gũi trong giao tiếp qua email.
5.6 ETA
Trong email, “ETA” thường là viết tắt của cụm từ “Estimated Time of Arrival” (Thời gian dự kiến đến nơi). ETA thường được sử dụng để đề cập đến thời gian dự kiến hoặc ước tính cho một sự kiện, một mục đích nào đó.
Ví dụ, một người gửi email có thể hỏi về ETA của một bưu kiện được gửi cho họ hoặc thông báo về ETA của một cuộc họp, một chuyến đi.
5.7 BTW
BTW là viết tắt của cụm từ “By The Way”, dịch ra nghĩa là “nhân tiện này”. BTW thường được sử dụng để chuyển sang chủ đề khác một cách liên kết hoặc để thêm một thông tin bổ sung vào cuối email.
Ví dụ, sau khi giải đáp một câu hỏi, người gửi email có thể sử dụng BTW để đưa ra một thông tin liên quan đến chủ đề đó hoặc để đề cập đến một chủ đề khác.
5.8 CC
CC là viết tắt của “Carbon Copy”, được sử dụng để gửi bản sao của email đến những người khác ngoài người nhận chính. Khi một địa chỉ email được đưa vào trường CC, người đó sẽ nhận được bản sao của email đó, cho phép họ theo dõi và nắm bắt được nội dung của cuộc trao đổi. Việc sử dụng CC thường nhằm mục đích chia sẻ thông tin với những người liên quan, đảm bảo minh bạch và giữ cho mọi người cùng nằm trong vòng làm việc.
Xem thêm: CC email là gì? Cách phân biệt và sử dụng CC và BCC
5.9 BCC
BCC là viết tắt của “Blind Carbon Copy”, tương tự như CC nhưng với một điểm khác biệt quan trọng. Khi một địa chỉ email được đưa vào trường BCC, người đó sẽ nhận được bản sao của email, nhưng địa chỉ của họ sẽ không hiển thị cho người nhận chính hoặc những người trong trường CC. Điều này giúp bảo mật danh tính của người nhận BCC và đảm bảo tính riêng tư. BCC thường được sử dụng khi người gửi muốn chia sẻ thông tin một cách kín đáo với một số người nhất định mà không cho người khác biết.
Như vậy “FYI là gì?”, các bạn đã hiểu rõ rồi đúng không? JobsGO hy vọng những thông tin trên sẽ hữu ích, giúp các bạn biết cách sử dụng thuật ngữ này trong email.
Câu hỏi thường gặp
1. FYI (For Your Investment) Là Gì?
FYI (For Your Investment) là một cụm từ được sử dụng trong lĩnh vực tài chính và đầu tư. Nó thường được dùng để chia sẻ thông tin hoặc cập nhật liên quan đến các khoản đầu tư, cổ phiếu, quỹ đầu tư hoặc các cơ hội đầu tư khác.
2. FYI (Forget Your Idea) Là Gì?
FYI (Forget Your Idea) là một cách nói hơi khiêu khích, thường được sử dụng để bác bỏ hoặc từ chối một ý tưởng hoặc đề xuất của người khác. Nó có thể được hiểu là "quên đi ý tưởng của bạn đi, nó không thực tế".
3. FYI (Fungal Yeast Infection) Là Gì?
FYI (Fungal Yeast Infection) là một thuật ngữ y tế, đề cập đến các bệnh nhiễm trùng do nấm men gây ra. Các nhiễm trùng này thường liên quan đến da, niêm mạc hoặc vùng kín và có thể gây ra các triệu chứng như ngứa, nấm da,...
Tìm việc làm ngay!(Theo JobsGO - Nền tảng tìm việc làm, tuyển dụng, tạo CV xin việc)
Chia sẻ bài viết này trên:
