Kỹ năng quản lý thời gian là một trong những “tuyệt chiêu” mà nhà quản trị dự án cần có. Nhà quản lý cần nắm bắt và sử dụng kỹ năng này một cách khoa học, thông minh nhằm phân bổ công việc theo lịch trình hợp lý và hiệu quả.
5 tuyệt chiêu quản lý thời gian dưới đây sẽ giúp nhà quản lý điều hành công việc và nhân sự của mình một cách tối ưu.
Kỹ năng quản lý thời gian tốt: Tăng hiệu suất cá nhân và tập thể
Quản lý nghĩa là làm việc và tổ chức cùng với người khác. Phần lớn thời gian bạn đã dùng để giao tiếp, tổ chức công việc với nhân viên. Muốn tổ chức với người khác, bạn phải biết tự tổ chức và quản lý thời gian của chính mình. Quản lý thời gian hiệu quả đem lại nhiều lợi ích đặc biệt với nhà quản trị:
- Làm cho cuộc sống dễ dàng hơn
- Giảm căng thẳng (stress)
- Tăng hiệu quả công việc
- Tăng niềm vui trong công việc
- Tăng năng suất của cá nhân và tập thể
- Tăng “thời gian riêng tư ” cho bạn dùngQuản lý thời gian hiệu quả sẽ giúp bạn suy nghĩ thêm cho công việc quan trọng và thìgiờ giải trí.
Gợi ý nhà quản lý tham khảo và nhận trải nghiệm DEMO free FastWork Work+ - bộ công cụ chuyên saau trong lên kế hoạch công việc, quản lý thời gian, tiến độ thực hiện công việc, dự án, theo dõi & đánh giá chất lượng công việc… trên App Mobile và web App.
6 sai lầm trong kỹ năng quản lý thời gian - nhà quản lý cần tránh
1. Không đặt mục tiêu cho bản thân
Đặt mục tiêu cho bản thân rất quan trọng để bạn quản lý thời gian hiệu quả, vì những mục tiêu giúp bạn định hướng rõ ràng cho con đường sự nghiệp. Khi đã biết rõ nơi muốn đến, bạn có thể chủ động cho những việc cần ưu tiên. Việc lập mục tiêu cũng giúp bạn quyết định đâu là việc đáng để dành thời gian và đâu là những thứ chỉ gây xao lãng. Hãy nhớ đặt mục tiêu theo quy tắc SMART. Xem chi tiết về quy tắc SMART.
2. Không lên danh sách những việc cần làm
Đã bao giờ bạn quên không làm một việc quan trọng nào đó? Nếu đúng thế, có lẽ bạn đã không sử dụng một To-Do List - danh sách những việc cần làm - để kiểm soát công việc. Để lập To-Do List, hãy viết ratất cả những việc bạn cần phải hoàn tất trong ngày. Đối với những dự án có khối lượng công việc lớn, hãy chia nhỏ theo từng giai đoạn.
Danh sách càng chi tiết, bạn càng dễ quản lý, không bỏ sót việc nào và không cảm thấy nặng nề với những công việc lớn.
Ví dụ: thay vì viết “Lập kế hoạch bán hàng cho quý 4”, bạn nên viết chi tiết như
- “Xem lại danh sách khách hàng”
- “Đánh giá tình hình doanh số”…
Sau khi đã có danh sách, bạn có thể dùng hệ thống ký hiệu từ A-D: A cho những việc có độ ưu tiên cao còn D cho những việc không cần nhiều ưu tiên.
3. Không dành quyền ưu tiên
Bí quyết để sử dụng To-Do List hiệu quả nằm ở việc xác định mức độ ưu tiên công việc. Đôi khi thật khó để quyết định nên ưu tiên việc nào, nhất là khi bạn phải đương đầu với hàng loạt công việc cùng một lúc và việc nào cũng gấp.
Quản lý thời gian hiệu quả và đạt được những điều bạn muốn đồng nghĩa với việc dành thời gian cho những việc thật sự quan trọng chứ không chỉ đơn thuần là cấp bách. Hiểu rõ sự khác biệt giữa quan việc quan trọng và việc cấp bách sẽ giúp bạn xác định được việc nào cần ưu tiên:
- Những việc quan trọng đem đến những kết quả giúp bạn đạt được muc tiêu của mình.
- Những việc cấp bách đòi hỏi sự lưu tâm tức thời và thường đi kèm với việc đạt được mục tiêu của một ai đó khác.
4. Bị ảnh hưởng bởi những yếu tố gây xao lãng
Sự phân tâm có thể tiêu tốn của chúng ta đến hai giờ đồng hồ mỗi ngày. Đó có thể là những email không liên quan đến công việc, chat, đồng nghiệp cần tâm sự…
Hãy giảm thiểu những yếu tố gây xao lãng này! Ví dụ, hãy cương quyết tắt các cửa sổ chat khi bạn cần tập trung, và nếu ai đó đang làm bạn xao lãng, đừng ngại nói với họ điều đó.
5. Ôm đồm quá nhiều việc
Bạn có phải là người khó nói “không” với người khác? Nếu đúng thế, hẳn bạn đang đối mặt với cả núi những dự án và cam kết. Chính điều này khiến bạn giảm hiệu suất làm việc, stress và suy sụp tinh thần. Trước khi nhận một công việc, bạn hãy tự đặt cho mình một vài câu hỏi quan trọng sau:
- Yêu cầu công việc có đúng với mục tiêu và mục đích làm việc của tôi không?
- Tôi có phải là người làm việc này tốt nhất không?
- Tôi có thời gian để làm việc này không?Nếu câu trả lời của bạn là “không” cho 3 câu hỏi nào nêu trên, tốt nhất bạn cũng nên nói “không” với công việc ấy. Mặt khác, sẽ thiếu chuyên nghiệp nếu từ chối một công việc chỉ vì bạn không muốn làm, bạn không hiểu phải làm thế nào, công việc này tốn nhiều thời gian của bạn, hay công việc thật rối rắm và phức tạp. Vì vậy, 3 câu hỏi trên sẽ giúp bạn đưa ra lý do hợp lý để từ chối.
6. Làm nhiều việc cùng lúc
Để hoàn thành nhanh khối lượng công việc, đôi khi bạn vừa viết email vừa trò chuyện điện thoại với khách hàng. Có thể bạn nghĩ rằng mình đã sử dụng thời gian hiệu quả, sự thật là khi làm nhiều việc cùng một lúc, bạn sẽ phải mất thêm 20-40% khoảng thời gian cần thiết để hoàn tất so với khi làm tuần tự từng việc một. Vì thế, tốt nhất bạn nên tập trung giải quyết từng việc một. Như thế, bạn sẽ làm việc hiệu quả hơn với chất lượng công việc tốt hơn.
Sơ đồ 5A quản lý thời gian tốt hơn
Dưới đây là sơ đồ cách quản lý thời gian hiệu quả kèm mô tả chi tiết, và 5 cách cụ thể.
5 cách quản lý thời gian dành cho nhà quản trị dự án
1. Xác định kế hoạch dự án rõ ràng
Một trong những kỹ năng quản lý thời gian hiệu quả dành cho nhà quản trị dự án chính là xây dựng kế hoạch dự án rõ ràng và cụ thể. Lên kế hoạch và chiến lược cụ thể cho dự án đóng vai trò nền tảng quyết định đến tất cả các bước và giai đoạn tiếp theo của dự án. Nhà quản lý cần bắt đầu thực hiện dự án bằng kế hoạch bài bản và chi tiết, nhằm dự đoán về thời gian và nhân lực cần đến để hoàn thành công việc. Ban quản trị cần dành thời gian thảo luận về những việc cần làm, các chiến lược được áp dụng cũng như cách thức thực hiện dự án.
Xây dựng bản kế hoạch bài bản chính là cách kỹ năng quản lý thời gian hiệu quả giúp hạn chế các sai lầm gây mất thời gian sau này. Một dự án vẫn ở giai đoạn hữu hình, không có kế hoạch và chiến lược cụ thể thì không thể hoàn thành và thành công được. Nhà quản lý nên đầu tư thời gian vào việc thiết lập bản kế hoạch dự án bài bản, phù hợp với nguồn ngân sách, nhân lực và deadline. Bằng việc xây dựng chiến lược nhà quản lý có thể tính toán được nguồn lực cần thiết để hoàn thành dự án, từ đó lập nên nhóm thực hiện dự án.
Việc lập kế hoạch cho dự án cũng giống như việc bạn xây một ngôi nhà, bạn không thể tiến hành xây dựng nếu không có bản thiết kế chi tiết về công trình. Tại giai đoạn lập kế hoạch cho dự án, nhà quản lý đóng vai trò tương tự như các kiến trúc sư. Ban quản trị cần áp dụng kỹ năng quản lý thông minh nhằm sắp xếp và phân chia công việc trong bản kế hoạch một cách rõ ràng. Thông thường bản kế hoạch dự án sẽ bao gồm các nội dung như: Thông tin cơ bản về dự án; Nhiệm vụ của dự án; Các thành viên tham gia dự án; Cách thực hiện dự án; Thời hạn bàn giao dự án.
Gợi ý Nhà quản lý đọc thêm: Làm thế nào để giao việc hiệu quả cho cấp dưới? 8 kinh nghiệm “xương máu”
2. Tương tác với các bên liên quan một cách hiệu quả
Kỹ năng quản lý thời gian giúp nhà quản trị dự án tương tác với trao đổi với các bên liên quan nhằm tăng hiệu quả xử lý các vấn đề trong dự án. Nhà quản lý thường phải đối mặt với chậm trễ trong trao đổi công việc với đối tác hoặc nhân viên trong nhóm của mình. Để giải quyết tình trạng này, nhà quản trị cân nhắc sử dụng phần mềm quản lý dự án nhằm tăng hiệu quả tương tác với các bên liên quan.
Để các bên liên quan tham gia và đóng góp ý kiến cho dự án các doanh nghiệp nên gửi email hàng tuần hoặc hàng tháng về thông tin dự án. Hoặc ngay sau khi hoàn thành các nhiệm vụ trong dự án, nhà quản lý nên gửi thông tin cho các bên liên quan. Việc gửi thông tin thường xuyên và cập nhật sẽ giúp đối tác cũng như các bên liên quan ghi nhớ và lưu tâm về dự án của bạn.
Nhà quản lý cần tìm hiểu, nắm bắt các phương pháp và cách thức giao tiếp, trao đổi vấn đề với các bộ phận, cá nhân trong dự án. Có rất nhiều đối tác thường không đặt nặng về vấn đề trao đổi công việc, có thể liên hệ trực tiếp, giải quyết vấn đề một cách nhanh gọn. Tuy nhiên lại có nhiều đối tác áp dụng các cách thức trao đổi theo nguyên tắc đặt lịch hẹn và yêu cầu thời gian trao đổi phù hợp. Chính vì vậy nhà quản lý cần nắm bắt thông tin và cách thức hoạt động của các bên đối tác liên quan đến dự án nhằm có kế hoạch trao đổi và tương tác phù hợp.
Duy trì mối quan hệ tương tác thân thiện giữa các bên liên quan là một trong những kỹ năng cũng như công việc của người quản lý. Việc này cũng mang đến hiệu quả quản trị thời gian giúp dự án diễn ra suôn sẻ và thành công. Kỹ năng quản lý thời gian giúp hạn chế thời gian lãng phí trong một dự án. Các chuyên gia quản lý dự án tại các tập đoàn, doanh nghiệp lớn thường dành phần lớn thời gian của mình cho việc trò chuyện và giao tiếp với các khách hàng, đối tác và các bên liên quan.
3. Linh hoạt trong quy trình làm việc
Như đã nói ở trên việc xây dựng kế hoạch và tuân thủ theo quy trình làm việc ban đầu đóng vai trò vô cùng quan trọng. Tuy nhiên trên thực tế khi thực hiện dự án các công việc và nhiệm vụ thường khó có thể tuân thủ quy trình ban đầu. Chính vì lý do này mà nhà quản lý dự án cần linh hoạt trong việc dự đoán và xử lý các tình huống có thể diễn ra.
Trong mọi tình huống, nhà quản lý cần bình tĩnh xử lý vấn đề, áp dụng các biện pháp phù hợp nhằm giải quyết và đưa quy trình làm việc về quy luật ban đầu. Khi có vấn đề xảy ra nhà quản lý cần ưu tiên giải quyết các vấn đề quan trọng và mang tính cấp bách, nhằm tránh ảnh hưởng đến thời gian deadline dự án.
Chìa khóa để nhà quản trị xử lý tốt vấn đề chính là áp dụng các kỹ năng quản lý thông minh. Việc linh hoạt trong xử lý tình huống mang đến các lợi ích và hiệu quả khá tốt. Tuy nhiên về cơ bản nhà quản lý nên khuyến khích và điều hành nhóm của mình tuân thủ theo quy trình làm việc ban đầu, ngay cả khi dự án rơi vào bế tắc hay căng thẳng.
Cách quản lý thời gian này giúp nâng cao kỹ năng giải quyết và vượt qua khủng hoảng cho nhân viên, từ đó tăng hiệu quả hoàn thành công việc. Việc tuân thủ quy trình làm việc được xác định từ ban đầu cũng giúp dự án đi đúng hướng, tối ưu thời gian làm việc và mang đến hiệu quả tăng năng suất nhân viên.
4. Phân chia công việc phù hợp
Một kỹ năng quản lý thời gian cho nhà quản trị dự án nữa chính là phân chia công việc hợp lý và công bằng. Người quản lý phải phát huy được vai trò lãnh đạo của mình nhằm phân chia công việc và điều hành nhóm của mình một cách hiệu quả. Thông qua các nhiệm vụ và mục tiêu được đề ra từ trước, nhà quản lý cần phân chia, giao việc cho từ thành viên hoặc các nhóm nhỏ phụ trách dự án.
Song song với đó quản lý cần theo sát quy trình làm việc của nhân viên, cung cấp các thông tin hữu ích và đánh giá hiệu quả qua từng ngày, tuần, tháng. Việc phân chia công việc nên được tiến hành theo các giai đoạn trong dự án nhằm tăng hiệu quả và tiết kiệm thời gian. Ban quản trị dự án có thể thiết lập KPI cho nhân viên nhằm đo lường hiệu quả công việc.
5. Tránh lãng phí thời gian
Kỹ năng không thể thiếu cho nhà quản trị dự án chính là tránh lãng phí thời gian vào các cuộc hội họp không cần thiết. Thông thường khi bắt đầu dự án các cuộc hẹn giữa các bên liên quan sẽ được đặt lịch trước, nhằm trao đổi về tình hình và tiến độ dự án.
Tuy nhiên theo thời gian cuộc hẹn này không còn quan trọng và có thể gây lãng phí cho cả hai bên. Để tránh tình trạng này nhà quản lý có thể đánh giá xem cuộc họp có thực sự quan trọng hay không, hoặc có thể trao đổi thông qua mail, cuộc gọi.
Trên đây là một số kỹ năng quản lý thời gian cho nhà quản trị dự án. Ngoài ra để dự án diễn ra đúng tiến độ, mang đến hiệu quả cao, làm hài lòng đối tác các doanh nghiệp có thể sử dụng thêm các công cụ, giải pháp quản lý công việc dự án thông minh. Các giải pháp này giúp quản lý chi phí, tiến độ và nhân sự thực hiện dự án, giúp giảm công việc và áp lực cho nhà quản lý.
>>> Tham khảo 12 Yếu tố Quản lý thời gian giúp CEO gặt hái thành công
