Phòng đối ngoại đảm nhiệm công việc gì?

Đối với một doanh nghiệp, bất kể có quy mô lớn hay nhỏ, hoạt động kinh doanh trong lĩnh vực nào đi chăng nữa, thì các mối quan hệ đối ngoại đều rất quan trọng. Vì quản lý tốt các mối quan hệ đối ngoại sẽ góp phần xây dựng và quảng bá hình ảnh của công ty.

Với các công ty sản xuất hoặc kinh doanh dịch vụ thì mối quan hệ với khách hàng và đối tác lại càng quan trọng, vì điều này có ảnh hưởng trực tiếp đến kết quả hoạt động kinh doanh. Các công ty đa quốc gia thì lại càng chú trọng đến lĩnh vực đối ngoại hơn nữa.

Giới thiệu về phòng đối ngoại

Phòng đối ngoại là bộ phận chịu trách nhiệm xây dựng và phát triển các mối quan hệ giữa đối tác, khách hàng với doanh nghiệp. Chức năng của bộ phận này là tham mưu và đề xuất các chính sách cũng như phương pháp thiết lập và duy trì mối quan hệ với các đối tác. Đại diện doanh nghiệp đàm phán, thương lượng để kết nối và phát triển mối quan hệ với các đối tác trên thị trường.

Công việc của phòng đối ngoại

1. Xây dựng và quản lý mối quan hệ với giới truyền thông

Để xây dựng thành công mối quan hệ với giới truyền thông cần có thời gian. Phòng đối ngoại sẽ truyền tải các thông điệp về hình ảnh của công ty và tương tác với các cơ quan truyền thông qua các kênh truyền thông xã hội. Duy trì mối liên hệ với giới truyền thông và quản lý mối quan hệ với giới truyền thông hiệu quả là một trong những nhiệm vụ quan trọng nhằm đảm bảo hình ảnh tốt đẹp của doanh nghiệp.

Ngoài ra phòng đối ngoại còn có trách nhiệm hỗ trợ xử lý khi phát sinh các tình huống có thể gây ảnh hưởng xấu hoặc các nguy cơ khủng hoảng truyền thông với các đơn vị truyền thông có liên quan.

2. Quản lý mối quan hệ với nhà đầu tư

Phòng đối ngoại có nhiệm vụ chuẩn bị và kiểm soát các tài liệu tài chính như: báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh, các thông cáo báo chí liên quan đến kết quả kinh doanh hàng tháng, báo cáo thường niên,… Đảm bảo cung cấp đầy đủ các báo cáo, tài liệu cho Hội đồng quản trị, nhà đầu tư và các nhà điều hành doanh nghiệp.

Phối hợp với các bộ phận có liên quan tổ chức các sự kiện nhằm thu hút nhà đầu tư và các sự kiện thường niên hay bất thường liên quan đến hoạt động đầu tư.

Phòng đối ngoại sẽ đại diện doanh nghiệp gặp gỡ và tiếp đón các nhà đầu tư. Đồng thời còn phải làm việc với các chuyên viên tài chính của công ty chứng khoán, chủ động trao đổi và cung cấp cho họ các thông tin xác thực nhằm hạn chế việc sử dụng các thông tin không chính xác về công ty khi tiến hành phân tích.

>>> Xem thêm: Chức năng, nhiệm vụ phòng đối ngoại

3. Quản lý mối quan hệ với công chúng

Xây dựng kế hoạch và triển khai các hoạt động truyền thông đối ngoại của doanh nghiệp. Đảm bảo các hoạt động này đạt được các mục tiêu quan trọng trong việc quảng bá hình ảnh doanh nghiệp.

Phối hợp với các bộ phận khác trong công ty để xây dựng và quản lý việc thực hiện các hoạt động PR theo định hướng hoạt động tại từng giai đoạn của công ty. Đảm bảo tính sáng tạo và hiệu quả của các hoạt động PR, từ đó thu hút sự quan tâm của khách hàng và đối tác.

Bên cạnh đó, phòng đối ngoại còn xây dựng các chiến lược quảng bá thương hiệu và phối hợp với các bên liên quan triển khai thực hiện cũng như giám sát trong suốt quá trình tiến hành các chiến lược quảng bá.

4. Phân tích thái độ của công chúng để có chiến lược đối ngoại hiệu quả

Định kỳ, phòng đối ngoại cần tiến hành phân tích, đánh giá dư luận và thái độ của công chúng đối với thương hiệu. Qua đó, đưa ra các dự đoán và tiến hành xây dựng các chiến lược đối ngoại hiệu quả, cũng như lập kế hoạch thực hiện các sự kiện tiếp cận cộng đồng và truyền thông thương hiệu.

Đồng thời có chiến lược sử dụng các phương tiện truyền thông phù hợp nhằm hỗ trợ cho các chiến dịch quảng bá thương hiệu và đem lại tác động lớn đối với công chúng.

5. Soạn thảo nội dung các thông điệp truyền thông

Phòng đối ngoại có trách nhiệm soạn thảo, biên tập nội dung các thông cáo báo chí. Viết bài đăng trên trang web công ty. Đồng thời còn soạn thảo nội dung các thông điệp cho các chiến dịch quảng bá thương hiệu.

>>> Có thể bạn quan tâm: Cơ cấu, sơ đồ tổ chức phòng đối ngoại

Ngoài ra, phòng đối ngoại cũng là bộ phận đảm nhiệm việc trả lời các bình luận, đánh giá công khai của các đối tượng công chúng trên mạng xã hội; và chịu trách nhiệm quản lý hình ảnh cũng như đảm bảo sự hiện diện của thương hiệu trên các phương tiện truyền thông xã hội.

6. Đại diện doanh nghiệp làm việc với các cơ quan nhà nước

Phòng đối ngoại thay mặt công ty làm việc với các cơ quan ban ngành của chính phủ và các cơ quan quản lý nhà nước tại địa phương. Bên cạnh đó, bộ phận này còn làm việc với các nhóm công chúng và các đơn vị tổ chức khác về các vấn đề liên quan đến chính sách xã hội, quy định của nhà nước và các chính sách nội bộ doanh nghiệp.

-

HRchannels - Headhunter - Dịch vụ tuyển dụng cao cấp

Hotline: 08. 3636. 1080 Email: [email protected] / [email protected] Website: https://hrchannels.com/ Địa chỉ: Tòa MD Complex, 68 Nguyễn Cơ Thạch, Nam Từ Liêm, Hà Nội, Việt Nam

Nguồn ảnh: internet