Cover Letter là gì? Cách viết một Cover Letter chuyên nghiệp

Bạn đang gặp khó khăn vì chưa biết rõ mình cần phải làm gì khi viết Cover Letter (Thư xin việc)? Đừng lo lắng, TopDev sẽ giúp bạn tìm hiểu rõ hơn Cover Letter là gì và cách để tạo ra một thư xin việc chuyên nghiệp.

Cover Letter là gì?

Cover Letter với nhiều tên gọi khác như: application letter hay thư xin việc, là một dạng tài liệu dài một trang được gửi đến nhà tuyển dụng với những mô tả về thế mạnh cũng như các kinh nghiệm bản thân liên quan đến vị trí ứng tuyển.

Chất lượng của một Cover Letter là yếu tố quyết định việc nhà tuyển dụng có nên xem CV (Hồ sơ xin việc) của ứng viên hay không? Vì vậy, thư xin việc có một vai trò rất quan trọng. Việc sàng lọc ban đầu là cần thiết, bạn hãy thể hiện mình là một ứng viên tiềm năng thông qua một Cover Letter chuyên nghiệp nhé!.

Tạo CV online miễn phí

Cấu trúc cơ bản của một Cover Letter

Để tạo được một thư xin việc chuyên nghiệp, trước tiên bạn cần biết được cấu trúc cơ bản của một Cover Letter.

Sau đây là những phần nội dung cần có để tạo lập nên một thư xin việc:

1. Phần giới thiệu: Cần được viết chỉn chu, cẩn thận ngay từ ban đầu. Điều này tạo sự để thu hút, chú ý của người quản lý tuyển dụng. Mục tiêu của phần giới thiệu là bạn cần lý giải tại sao bạn mong muốn có được công việc, vị trí này.

2. Phần trọng tâm: Đây là phần chủ chốt để bạn thể hiện bản thân một cách tối đa. Hãy thông minh và có tư duy chiến lược trong việc trình bày những nội dung. Một phần trọng tâm đạt hiệu quả cao nhất sẽ bao gồm ít nhất 2 đoạn văn bản mô tả chi tiết về trình độ học vấn, kỹ năng, kinh nghiệm làm việc,… Nhà tuyển dụng sẽ xem xét kỹ phần này để đánh giá mức độ phù hợp của bạn.

3. Phần kết luận: Hãy kết thúc lại lá thư xin việc với những dòng mô tả ngắn gọn. Lưu ý là bạn đừng quên gợi nhắc người quản lý tuyển dụng liên hệ với bạn (được gọi là lời kêu gọi hành động).

Một Cover Letter chuyên nghiệp sẽ như thế nào?

Bước đầu tiên là bạn cần đảm bảo một Cover Letter đúng chuẩn về bản chất truyền đạt của nó. Tức là Cover Letter phải tóm tắt được nhanh chóng tại sao nhà tuyển dụng họ nên chọn bạn. Thông qua Cover Letter và sự kết nối với CV, nhà tuyển dụng cần thấy ở bạn sự định hình về phong cách cá nhân, năng lực chuyên môn và sự phù hợp với vị trí mà họ đang tìm kiếm. Tất nhiên, nhiệm vụ của bạn là làm thế nào thuyết phục nhà tuyển dụng để họ nắm bắt dễ dàng hơn những gì bạn có.

Nếu xem xét hai mẫu văn bản trên, chắc chắn nhà tuyển dụng sẽ lựa chọn Mẫu 2. Tại sao lại như vậy. Vì đơn giản, nội dung được khai thác và dẫn dắt trực tiếp về vấn đề. Đó là một biểu hiện của tính chuyên nghiệp trong Cover Letter.

Tính chuyên nghiệp còn được thể hiện ở khía cạnh trọng tâm. Tức là bạn cần đi thẳng vào vấn đề. Thể hiện cho họ thấy tại sao họ nên chọn bạn. Loại bỏ những thông tin không cần thiết, hãy tỉ mỉ và thông minh trong cách chọn lọc nội dung muốn truyền tải.

Bên cạnh đó, những kỹ năng hay kiến thức chuyên ngành đáp ứng các vị trí tuyển dụng nên được đưa vào Cover Letter một cách thích hợp. Hãy nhớ mọi thứ không quá nhiều, đơn giản nhưng không hời hợt.

Cách viết Cover Letter hoàn hảo

Nhiều thắc mắc đã được đặt ra như: Tôi nên viết những gì trong thư xin việc của mình? Tôi phải thể hiện điều đó như thế nào? Tôi nên viết nó một cách quá chi tiết chăng? Đừng quá lo lắng vì TopDev sẽ giúp bạn giải đáp những câu hỏi đó.

Bước 1: Đặt chi tiết liên hệ của bạn (và của nhà tuyển dụng) vào mở đầu

Chi tiết liên lạc

Để mở đầu thư xin việc, những nội dung bạn cần quan tâm là:

• Tên và họ của bạn
• Địa chỉ email của bạn (đảm bảo rằng nó chuyên nghiệp và không phải [email protected])
• Số điện thoại của bạn
• Địa chỉ thư tín (Email) của bạn (Tùy chọn)
• Liên kết hồ sơ Linkedin của bạn (Tùy chọn)

Dưới thông tin chi tiết liên hệ của bạn, bạn cần bổ sung:

• Thời gian
• Họ và tên của người cơ quan doanh nghiệp/tổ chức tuyển dụng
• Địa chỉ công ty
• Số điện thoại của công ty
• Tên người quản lý tuyển dụng hoặc địa chỉ email của công ty

Bước 2: Xây dựng phong cách xưng hô chuyên nghiệp

Lời chào mở đầu

Hãy tạo ấn tượng ban đầu tuyệt vời bằng cách gửi Cover Letter của bạn cho một cá nhân bằng tên thật của họ.

Ghi nhớ, bạn nên loại bỏ những kiểu “chào làm thân” đại trà và phản ánh sự lười biếng của bản thân. Một lời chào mở đầu thiếu sự chân thành sẽ làm giảm đi cơ hội trúng tuyển của bạn.

Trong trường hợp bạn chưa chắc chắn về chức danh hay tên gọi thật của họ, đừng ngại xác thực. Cách hiệu quả nhất là thử kiểm tra trang web của công ty. Check trên nền tảng Linkedin, thậm chí là gọi điện hoặc gửi email cho bộ phận nhân sự để hỏi. Nếu vẫn nhận thấy chưa rõ ràng, hãy làm theo những mẹo sau:

• Nếu bạn không chắc chắn về chức danh của nhà tuyển dụng (như Ông, Bà, Bà, Tiến sĩ, v.v.), bạn có thể loại bỏ nó khỏi phần chào của mình. Ví dụ: “Jane Smith thân mến” là một cách có thể chấp nhận được.
• Nếu bạn không thể tìm ra người tuyển dụng là ai, bạn có thể đoán. Ví dụ: nếu bạn đang ứng tuyển vào vị trí nhân viên nhân sự, bạn có thể gọi tên Giám đốc nhân sự.
• Nếu bạn không thể tìm thấy tên của bất kỳ ai, bạn có thể gửi địa chỉ đó cho bộ phận. Ví dụ: “Kính gửi Phòng Nhân sự” là sự lựa chọn không tồi.

Một số ví dụ điển hình về màn chào đầu chuyên nghiệp

• Gửi Jane Smith
• Gửi cô Smith
• Kính gửi Phòng Truyền thông - Marketing
• Kính gửi [Tên công ty] Nhà tuyển dụng

Bước 3: Thu hút người quản lý tuyển dụng bằng một lời giới thiệu mạnh mẽ

Đoạn giới thiệu quan trọng

Nhiều ứng viên cho rằng họ quá khổ sở về việc tìm ra cách bắt đầu thư xin việc của họ. Nhưng trên thực tế, nó không quá phức tạp như họ nghĩ. Bạn cần lưu ý, một thư giới thiệu hiệu quả, thu hút nhà tuyển dụng có thể bao gồm những đặc điểm sau:

- Vị trí công việc: Tên vị trí bạn đang ứng tuyển

- Tên công ty: Tên công ty bạn đang ứng tuyển

- Ý định ứng tuyển: Thể hiện được nhiệt huyết của cá nhân bạn đối với vị trí bạn mong muốn ứng tuyển

Ngoài ra, bạn có thể làm làm cho phần giới thiệu của mình thêm sự thu hút bằng cách thêm một số mô tả về tính cách, đam mê hoặc điểm nhấn về nghề nghiệp. Tính cách luôn là điều quan trọng mà nhà tuyển dụng mong muốn thấy ở bạn. Tuy nhiên, nên chắc chắn rằng mọi thứ có chừng mực. Một số cách bạn có thể sử dụng để xây dựng chiến lược giới thiệu thư xin việc độc đáo là:

• Thể hiện tình yêu của bạn đối với công ty
• Làm nổi bật thành tích trong quá khứ
• Thể hiện niềm đam mê với công việc của bạn

Bước 4: Chứng minh rằng bạn là ứng viên hoàn hảo cho công việc

Đây là bước thuộc phần trọng tâm để bạn nắm bắt cách viết cover letter chuyên nghiệp. Và như chia sẻ ở trên, đã đến lúc bạn trình bày một cách thuyết phục tại sao bạn là người phù hợp với vị trí, công việc đó.

Lưu ý về những chia sẻ

Để chỉ ra cho nhà tuyển dụng thấy bạn là một ứng cử viên tuyệt vời, hãy ghi nhớ ba điểm sau:

1. Mạnh dạn, nhưng đừng khoe khoang: Một lá thư xin việc mạnh mẽ thì điều cần truyền tải chính là sự tự tin. Để chứng minh bạn là ứng viên tốt nhất cho công việc, hãy đưa ra những minh chứng về năng lực và thể hiện nó trong thư xin việc của bạn. Đừng nói những điều thiếu thực tế so với khả năng thật sự của bạn.

2. Trung thực và không thêu dệt: Sự chân thật rất quan trọng. Đừng nói dối hoặc thậm chí kéo dài sự thật về những trải nghiệm cá nhân của bạn. Vì điều này chỉ làm bạn tụt lại mãi phía sau, không bao giờ tiến bộ được.

3. Tránh liệt kê những thông tin không liên quan: Thư xin việc của bạn nên được điều chỉnh cho phù hợp với công việc và công ty bạn đang ứng tuyển. Thư xin việc (và sơ yếu lý lịch) của bạn nên phản hồi tin tuyển dụng. Đồng thời, đề cập trực tiếp đến các kỹ năng và trình độ được nhà tuyển dụng nêu ra.

Quan tâm đến những kết quả thực tế

Các nhà quản lý tuyển dụng sẽ có cách kiểm chứng thư xin việc của bạn để tìm xác thực rằng bạn là ứng viên hoàn hảo hay bạn cố thể hiện mình.

Để tăng độ tin cậy, bạn có thể sử dụng các thành tích gần đây để chứng minh (bằng các con số cụ thể) rằng bạn có các kỹ năng để hoàn thành công việc. Cụ thể như sau:

• Thành tích nghề nghiệp: Hãy chỉ ra những số liệu chứng tỏ bạn đạt những thành tích về số lượng doanh thu, lợi nhuận, giá trị về sự hài lòng,…
• Khen ngợi về chuyên môn: Bạn đã nhận được những đánh giá như thế nào từ cấp quản lý hoặc đồng nghiệp của mình
• Giải thưởng chuyên môn: Bạn đã nhận được giải thưởng gì sau những nỗ lực, cống hiến?

Trau dồi và rèn luyện các phẩm chất

Ý nghĩa về lợi thế luôn được đặt lên bàn cân của nhà tuyển dụng. Bạn đừng quá lo lắng và e dè khi kinh nghiệm bản thân chưa đủ. Đừng lo ngại vì trên thực tế, người quản lý tuyển dụng còn đánh giá thư xin việc trên cơ sở khai thác những phẩm chất khác, chẳng hạn như:

• Thành tích học tập (và các thành tích khác): Bạn có bằng cấp (cử nhân, thạc sĩ hoặc tiến sĩ không?). Kết quả GPA của bạn như thế nào? Suốt quá trình học tập và trải nghiệm, bạn có đạt học bổng nào không? Bạn có tham gia thực hiện các luận án khoa học chuyên ngành nào đó hay chưa?
• Các hoạt động ngoại khóa: Bạn đã từng trải nghiệm công việc bán thời gian nào chưa? Các hoạt động tình nguyện, dự án xã hội nào mà bạn đã tham gia? Bạn có theo đuổi sở thích và đam mê không?
• Động lực bản thân và thiết lập mục tiêu: Các mục tiêu ngắn hạn và dài hạn của bạn là gì? Công việc bạn đang ứng tuyển có ý nghĩa gì đối với mục tiêu bạn đã đề ra?

Hãy nhớ rằng bất kỳ thông tin nào bạn đưa vào phải liên quan đến công việc bạn đang ứng tuyển . Ví dụ, trải nghiệm các cuộc thi về công nghệ sẽ là câu trả lời thuyết phục khi bạn ứng tuyển các vị trí trong ngành IT.

Bước 5: Đánh giá sơ bộ và hoàn thiện nội dung thư xin việc

Khi viết thư xin việc, hãy thể hiện mình là một ứng viên lịch sự và tự tin. Dù là đoạn cuối cùng nhưng bạn vẫn phải đảm bảo sự cẩn thận, tỉ mỉ. Để có thể hoàn chỉnh chiếc Cover Letter một cách hiệu quả, bạn hãy lưu ý những vấn đề sau:

Xem thêm: 5 lưu ý để viết đánh giá hiệu suất của bạn

• Cảm ơn người quản lý tuyển dụng đã xem xét sơ yếu lý lịch và thư xin việc của bạn
• Khái quát lại lý do tại sao bạn là một ứng viên tiềm năng
• Nhắc lại niềm đam mê của bạn dành cho vị trí, công việc đó
• Lịch sự yêu cầu họ gửi cho bạn lời mời phỏng vấn

Bước 6: Khép lại Cover Letter bằng một màn chào kết thúc chuyên nghiệp

Ký tên vào thư xin việc của bạn với một lời chào kết thúc chuyên nghiệp:

Bạn có thể sử dụng các cách ký tắt thư xin việc chuyên nghiệp sau đây:

• Tôi - Em cảm ơn
• Trân trọng - Trân trọng cảm ơn
• Cảm ơn - Xin cảm ơn
• Chân thành cảm ơn - Xin chân thành cảm ơn

Sau cùng, bạn hãy tạo hai khoảng cách giữa lời chào và nhập tên đầy đủ của bạn.

Bước 7: Kiểm tra lại Cover Letter

Đã đến lúc xác nhận mọi thứ đang đúng quỹ đạo của nó. Liệu thư xin việc của bạn có thật sự đúng quy chuẩn và tạo được sự ấn tượng chưa? Hãy tự hỏi mình những câu hỏi sau đây:

Định dạng thư xin việc của mình đã đúng chưa?

Một Cover Letter chuyên nghiệp sẽ có 200-350 từ được sắp xếp trong một khoảng trống trên một trang A4. Kiểu phông chữ phải đồng nhất, mức độ chênh lệch không quá nhiều. Khoảng cách lề tạo cảm giác thuận mắt nhất của thư xin việc là từ 1’’ - 1,5’’.

Rà soát nội dung và các lỗi cần thiết

Văn phong - giọng điệu trong thư xin việc là một yếu tố quan trọng. Lưu ý rằng bạn không nên viết thư xin việc một cách quá trang trọng. Sự nhầm tưởng này không làm cho Cover Letter của bạn chuyên nghiệp hơn. Mặt khác, nó lại khiến cho thư xin việc trở nên cứng nhắc và khó để nắm bắt các thông tin.

Để cải thiện tức thì văn phong - giọng điệu thư xin việc của bạn, hãy thử những cách sau:

• Tránh dùng các danh ngữ sáo rỗng, chẳng hạn như “suy nghĩ khách quan” và “sức mạnh tổng hợp”
• Chọn các từ ngữ đơn giản, không chứa nhiều sắc thái quá trang trọng

Bạn nhớ đọc lại thư xin việc và rà soát các lỗi về dùng từ, chính tả, cách diễn đạt, ngữ pháp câu.

Nếu phát hiện câu cú quá dài dòng, hãy lượt bớt những thông tin không quan trọng. Nếu nhận ra cách diễn đạt quá lủng củng, hãy sửa lại ngay để thông điệp về thông tin của bạn được nhà tuyển dụng nắm bắt một cách tốt nhất.

Gợi ý các mẫu template Cover letter/mẫu thư xin việc

Tải ngay những mẫu CV đẹp dành cho lập trình viên tại đây

Tăng hiệu quả ứng tuyển bằng cách tạo CV Online hiệu quả trên TopDev

Có thể bạn quan tâm:

• Tips lời khuyên giúp nhà tuyển dụng phỏng vấn ứng viên hiệu quả
• OKR là gì? Kinh nghiệm thiết lập OKR hiệu quả?
• Cách thiết lập và duy trì (networking) hiệu quả

Xem thêm Top Việc làm Developer trên TopDev