Cách lưu trữ hồ sơ, file tài liệu trên máy tính hiệu quả

Bạn đã từng gặp phải các vấn đề về việc sắp xếp và lưu trữ những tệp/file tài liệu trên máy tính. Bạn đang còn lưu trữ quá nhiều file tài liệu trên máy tính, nhưng không biết sắp xếp và lưu trữ sao cho hợp lý. Vậy hãy cùng chúng tôi tìm hiểu trong bài viết bên dưới để có được những cách lưu trữ hồ sơ, file tài liệu trên máy tính giúp mang lại nhiều tiện lợi và hiệu quả hơn trong công việc.

Sắp xếp và lưu trữ file theo tên

Đây là một trong những cách hữu hiệu nhất trong việc sắp xếp và lưu trữ. Giúp bạn dễ dàng tìm kiếm những file tài liệu trong lúc cần. Thông thường nên lựa chọn cách đặt tên file bằng tiếng Việt không dấu và nên lựa chọn những tên ngắn và dễ nhớ nhất.

Một cách khác mà được nhiều người lựa chọn là phân file tài liệu theo sơ đồ với nhiều cấp khác nhau: danh mục cha - danh mục con,... Cách thức này giúp bạn dễ dàng quản lý được hệ thống tài liệu, hồ sơ lớn trên máy tính.

Có thể lựa các cách đặt tên file dựa theo ngày tháng. Điều này cũng giúp bạn dễ dàng quản lý được số lượng lớn những file và tài liệu, có thể sắp xếp và phân bổ hợp lý và đạt được hiệu quả nhất trong công việc.

Nếu số lượng file tài liệu của bạn nhiều, bạn có thể sử dụng cách nén tệp, theo chủ đề của file. Điều này sẽ giúp tiết kiệm được không gian lưu trữ mà và giảm số lượng file tài liệu tồn đọng. Những cung cụ giúp ích cho bạn là rar, zip. Ngoài ra, còn có một vài công cụ, phần mềm khác cho khả năng nén hiệu quả hơn.

Đối với các nén file hồ sơ, tài liệu thích hợp sử dụng cho những file mà bạn ít khi mở (lưu trữ dài hạn). Khi cần sử dụng, bạn chỉ cần giải nén ra là được.

Lưu trữ dữ liệu trên đám mây

Thông tin dưới đây, chúng tôi xin giới thiệu cho bạn một vài dịch vụ lưu trữ dữ liệu online dành cho bạn.

Google Drive

Đây là một dịch vụ lưu trữ đám mây hoàn toàn miễn phí và được rất nhiều sử dụng phổ biến hiện nay. Chỉ cần tạo một tài khoản google là bạn có thể đăng nhập tải lên và lưu trữ dữ liệu trên đây.

Đối với tài khoản cá nhân, bạn có thể sử dụng lưu trữ với 15GB dung lượng. Nếu bạn sử dụng chỉ để lưu trữ những dữ liệu công việc cá nhân thì với dung lượng trên thì hoàn toàn đủ so với bạn. Tuy nhiên, nếu bạn là doanh nghiệp và cần lưu trữ với số lượng lớn các file, tài liệu thì bạn nên sử dụng gói nâng cấp lên đến 100GB - 1TB.

Về giao diện của Google Drive đơn giản, dễ sử dụng. Cho phép tải lên hầu hết những loại tệp/file hiện nay. Có thể phân chia theo từng mục - mục con. Dễ dàng quản lý và sắp xếp tài liệu một cách hiệu quả.

Ngoài ra, google drive còn tích hợp thêm một số công cụ online đi kèm như: google tài liệu, google trang tính, google biểu mẫu, google trang trình chiếu và rất nhiều ứng dụng hỗ trợ khác. Sử dụng với những tính năng không kém gì các phần mềm văn phòng của Microsoft. Rất thích hợp cho đối tượng văn phòng.

Đặc biệt Google Drive có thể sử dụng trên máy tính và điện thoại di động. Phần mềm trên điện thoại di động còn giúp lưu trữ hình ảnh, danh bạ và mọi dữ liệu của điện thoại một cách tự động.

Onedrive

Onedrive cũng là một công cụ lưu trữ dữ liệu online, được phát triển và quản lý bởi Microsoft. Cho phép lưu trữ hình ảnh, video, tài liệu và mọi thứ khác trên điện thoại di động hay máy tính.

Đối với Onedrive thì người dùng có thể sử dụng bằng tài khoản Microsoft, miễn phí với mức dung lượng là 5GB. Ngoài ra, nếu nhu cầu lưu trữ của bạn cao hơn thì có thể lựa chọn mua với các gói nâng cấp.

Với các chức năng chính cũng tương tự như Google Drive: Chia sẻ, phân chia, lưu trữ, sắp xếp,... Tiện ích trong việc kết nối trực tiếp với các phần mềm của Microsoft như: Word, PowerPoint, Excel,... Có thể sử dụng trên điện thoại di động, giúp lưu trữ những dữ liệu quan trọng của điện thoại. Chức năng tự đồng bộ hóa khi có dữ liệu mới. Và đặc biệt là khả năng bảo mật tương đối tốt, tránh bị đánh cắp dữ liệu.

Dropbox

Đây là một dịch vụ lưu trữ đám mây sử dụng thích hợp cho hệ điều hành Mac, PC và cho các thiết bị di động hiện nay. Bạn có thể tải ứng dụng về máy và sử dụng miễn phí với mức dung lượng là 2GB.

Ngoài ra, bạn cũng có thể nâng cấp gói dung lượng sử dụng lên 1TB dung lượng, với mức giá là 9.99 đô/tháng.

Một số tính năng hữu ích của Dropbox:

- Dễ dàng chia sẻ thông tin, file tài liệu đến bất kỳ đâu.

- Có thể sử dụng để phân chia quyền làm việc.

- Lưu trữ dữ liệu một cách an toàn.

- Chức năng tự động đồng bộ hóa từ máy tính (điện thoại) lên Dropbox.

- Giao diện dễ dàng sử dụng và thao tác.

iCloud

iCloud là một tính năng lưu trữ được Apple cung cấp. Thích hợp sử dụng cho Mac và IOS. Với dung lượng miễn phí là 5GB, bạn có thể nâng cấp thêm với gói lưu trữ cao hơn. Ứng dụng tích hợp sẵn một số tính năng lưu trữ, đồng bộ hóa tự động danh bạ, hình ảnh, tài liệu, video,... An tâm khi sử dụng, bởi Apple bảo mật rất tốt, tránh dữ liệu bị đánh cắp.

Một số chức năng rất hữu ích của icloud và có thể sao lưu và backup dữ liệu, chuyển dữ liệu qua các thiết bị. Đặc biệt với tính năng tìm iphone và bảo mật tài khoản cực kỳ tốt.

Bài viết trên chúng tôi đã chỉ ra một vài mẹo nhỏ giúp ích trong việc lưu trữ dữ liệu trên máy tính. Mang lại hiệu quả hơn trong việc sao lưu và sắp xếp file tài liệu. Ngoài ra, chúng tôi cũng gợi ý cho bạn những dịch vụ/phần mềm/ứng dụng. Hy vọng những thông tin trên sẽ giúp ích cho bạn trong cuộc sống cũng như trong công việc.