Hướng dẫn, thủ thuật về Máy tính - Laptop - Tablet

Có lẽ Excel là một công cụ xử lý các tác vụ văn phòng trên máy tính không còn quá xa lạ với chúng ta. Trong quá trình làm việc với Excel thì đôi khi bạn sẽ có nhu cầu in văn bản ra giấy để làm tài liệu báo cáo. Bài viết hôm nay sẽ hướng dẫn cho bạn cách in văn bản trong Excel 2003, 2007, 2010, 2013, 2016 vô cùng đơn giản và nhanh chóng.

1. Cách in văn bản trong Excel 2003

Để in bảng tính từ phần mềm Excel phiên bản 2003 ra văn bản giấy thì bạn hãy làm theo các bước sau:

- Bước 1: Trên thanh công cụ chọn mục File > Nhấn vào lệnh Print để tiến hành in file Excel.

Vào tab File trên thanh công cụ và chọn mục Print

- Bước 2: Nhấp vào ô Properties để thiết lập các thông số văn bản theo ý muốn trước khi in.

Vào phần Properties để thiết lập các thông số theo ý muốn cho văn bản

- Bước 3: Trong phần cài đặt Layout, bạn có thể tùy chỉnh các mục dưới đây cho trang giấy > Nhấn OK để hoàn tất các thiết lập khi in.

+ Portrait: Xoay khổ giấy in theo chiều dọc.

+ Landscape: Xoay khổ giấy in theo chiều ngang.

+ Page size: Kích thước khổ giấy in.

+ Custom Page Size: Tùy chỉnh kích cỡ khổ giấy in.

Bạn có thể thiết lập một số cài đặt cho trang văn bản được in

- Bước 4: Nhấn OK một lần nữa để tiến hành in văn bản ra giấy.

Cuối cùng nhấn OK để tiến hành in văn bản Excel.

2. Hướng dẫn in Excel 2007 và 2010

Phần mềm Excel phiên bản 2007 và 2010 có phần giao diện khá giống nhau. Vì vậy những hướng dẫn dưới đây có thể áp dụng để in văn bản trên cả Excel 2007 và Excel 2010.

- Bước 1: Trên thanh công cụ nhấn chọn mục File.

Chọn mục File từ thanh công cụ.

- Bước 2: Nhấn vào tuỳ chọn Print > Nhấp chọn biểu tượng Print để tiến hành in văn bản excel. Bên cạnh đó bạn có thể thiết lập các thông số văn bản theo mà bạn muốn khi in ra giấy như:

+ Printer: Máy in mà bạn sử dụng.

+ Printer properties: Cài đặt các tùy chỉnh nâng cao cho máy in.

+ Print Active Sheets: Lựa chọn in riêng từng sheet hay những sheet mà bạn muốn in.

+ Print One Sided: Cài đặt chế độ in trên một mặt hoặc hai mặt giấy.

+ Collated: In theo thứ tự thứ tự trang được mặc định sẵn.

+ Portrait Orientation: Lựa chọn chiều giấy in ra ở dạng ngang hay dọc.

+ A4: Khổ giấy sử dụng để in.

Vào phần Print và nhấn chọn biểu tượng Print để tiến hành in văn bản

3. Cách in văn bản cho Excel 2013 và 2016

Thiết kế của phần mềm Excel phiên bản 2013 và 2016 có giao diện gần như tương đồng với nhau. Vì vậy bạn có thể làm theo hướng dẫn dưới đây để in văn bản trong cả Excel 2013 và Excel 2016.

- Bước 1: Trên thanh công cụ nhấn chọn mục File để mở ra các tác vụ nhanh bạn muốn thực hiện.

Trên thanh công cụ nhấn mở tab File

- Bước 2: Nhấn chọn mục Print > Chọn phần Page Setup ở phía dưới cùng.

Chọn mở phẩn Page Setup phía dưới cùng

- Bước 3: Vào phần Page > Bạn có thể tự thiết lập những cài đặt tuỳ ý cho văn bản khi in ra giấy như:

+ Orientation: Lựa chọn chiều giấy in ra ở dạng ngang (Landscape) hay dọc (Portrait).

+ Scaling: Căn chỉnh kích cỡ của trang. Trong đó mục Fit to nghĩa là in theo tuỳ chọn độ rộng và ngang, còn Adjust to là in theo tỷ lệ phần trăm.

+ Paper Size: Lựa chọn kích thước khổ giấy mà bạn sử dụng để in văn bản.

+ Print Quality: Chất lượng, độ sắc nét của bản in (nếu chỉ số dpi càng cao chất lượng văn bản khi in ra giấy sẽ càng đẹp).

+ First page number: Đánh số thứ tự cho trang in.

Tại tab Page bạn có thể cài đặt các tuỳ chọn cho trang giấy in

- Bước 4: Kế đến bạn vào tab Margin để căn chỉnh các thông số kích thước của lề ở 4 phía trên (top), dưới (bottom), trái (left), phải (right) cũng như lề ở vị trí đầu trang (header) và lề ở chân trang (footer). Các cài đặt này nhằm tạo khoảng cách của văn bản so với 4 cạnh của tờ giấy in.

Tab Margin giúp bạn căn chỉnh lề của văn bản khi in

- Bước 5: Tiếp theo trong phần Header/ Footer bạn có thể tự thiết lập những nội dung bạn muốn nó hiển thị ở đầu trang và chân trang. Đặc biệt ở phần Custom Header và Custom Footer bạn còn tuỳ chỉnh được nhiều hơn với những mục dưới đây:

+ Left section: Nhập nội dung bạn muốn xuất hiện ở lề trái của header hay footer.

+ Center section: Nhập nội dung bạn muốn xuất hiện ở giữa của header hay footer.

+ Right section: Nhập nội dung bạn muốn xuất hiện ở lề phải của header hay footer.

- Ngoài ra còn có các cài đặt chi tiết cho văn bản như:

+ Format font: Thay đổi font, kiểu chữ của phần văn bản được chọn.

+ Page number: Số thứ tự trên mỗi trang in.

+ Number of pages: Tính năng đánh số trang giúp bạn tạo một chuỗi liên tục các trang từ 1 đến 15.

+ Date/ Time: Đưa vào ngày/ giờ hiện tại.

+ File path: Chèn đường dẫn đến vị trí của tệp tin.

+ File name: Thêm tên vào file workbook.

+ Tab name: Thêm tên vào tab worksheet.

+ Insert picture: Chèn thêm ảnh vào lề của trang in.

+ Format picture: Thiết lập định dạng ảnh chèn.

Trong phần Header/ Footer bạn có thể thiết lập nhiều hơn cho lề trên và lề dưới của trang in

- Bước 6: Cuối cùng là trong tab Sheet, bạn sẽ cài đặt những thuộc tính liên quan đến trang tính như:

+ Print area: Chọn bảng tính mà bạn muốn in ra văn bản giấy.

+ Rows to repeat at top: Nhấp vào biểu tượng nằm bên phải hộp tuỳ chọn và kéo đến hàng mà bạn muốn lặp lại một lần nữa ở phía trên cùng trang tính. Khi đó hàng dữ liệu này sẽ xuất hiện ở vị trí đầu mọi trang tính.

+ Columns to repeat at left : Nhấp vào biểu tượng nằm bên phải hộp tuỳ chọn và kéo đến cột mà bạn muốn lặp lại một lần nữa ở phía bên trái của trang. Khi đó cột dữ liệu này sẽ xuất hiện ở vị trí phía bên trái mọi trang tính.

+ Elements that will print : Lựa chọn các mục trong phần Print theo sở thích của bạn. Ví dụ Gridlines (cho phép in luôn phần đường kẻ), Black and White (in đen trắng),...

+ Page order: Tại đây hãy lựa chọn các mục như Down, then over hoặc Over, then down. Hiệu ứng này sẽ xuất hiện để khắc phục tình trạng dữ liệu của bảng tính không đủ với 1 trang in.

Trong tab Sheet sẽ cho phép bạn cài đặt những thuộc tính liên quan đến trang tính

- Bước 7: Khi đã thiết lập các thông số cho tài liệu mà bạn muốn in thành văn bản xong thì bạn sẽ được đưa trở về phần Print để tiến hành in với cài đặt sau:

+ Printer: Máy in mà bạn sử dụng.

+ Print Active Sheets: In bảng tính theo mặc định hoặc bạn có thể in toàn bộ các cửa sổ trang tính.

+ Pages: Lựa chọn trang tính cụ thể mà bạn muốn in bằng cách điền số thứ tự của trang đầu đến số trang bạn muốn in. Nếu in tất cả thì tại ô này bạn sẽ để trống.

+ Collated: Tổng số bản in mà bạn muốn nhận được.

- Cuối cùng bạn chỉ cần nhấn vào biểu tượng Print để tiến hành in trang tính thành văn bản giấy.

Sau khi hoàn tất các thiết lập bạn sẽ được đưa về giao diện cài đặt cho máy in và nhấn Print để in

Một số mẫu laptop đang kinh doanh tại Thế Giới Di Động giúp bạn làm việc trên Excel hiệu quả hơn:

Bài viết trên đây đã hướng dẫn cho bạn cách in văn bản trong Excel 2003, 2007, 2010, 2013, 2016 đơn giản nhanh chóng. Cảm ơn bạn đã theo dõi, chúc bạn thực hiện thành công.