Hướng dẫn, thủ thuật về Thủ thuật văn phòng

Bạn gặp rắc rối vì lỡ điền thiếu dữ liệu trên Excel nhưng lại không biết cách nào tạo thêm dòng chèn vào giữa. Hãy theo dõi bài viết dưới đây để biết cách chèn thêm một, nhiều dòng trống vào Excel nhanh, đơn giản nhé.

1. Hướng dẫn cách chèn một hoặc nhiều dòng bằng công cụ Insert

Hướng dẫn nhanh

Chọn dòng tại vị trí cần chèn > Nhấp chuột phải vào trong vùng chọn > Chọn Insert.

Hướng dẫn chi tiết

Bước 1: Chọn dòng tại vị trí cần chèn. Để chọn, bạn nhấp chuột vào ô đầu tiên của dòng (ô thứ tự) hoặc nhấp vào bất kỳ ô nào trên dòng đó và nhấn phím Shift + Space để bôi dòng tự động.

Bôi dòng tại vị trí cần chèn

Lưu ý:

Bạn cần chèn bao nhiêu dòng thì chọn bôi bấy nhiêu dòng và dòng được chèn mới sẽ chèn tự động vào phía trên vùng đã chọn.

Bước 2: Nhấp chuột phải vào trong vùng chọn và chọn Insert.

Chọn Insert từ danh sách

Kết quả xuất hiện thêm các dòng mới được chèn trên các dòng đã chọn.

Xuất hiện thêm các dòng mới được chèn trên các dòng đã chọn

2. Hướng dẫn cách chèn một hoặc nhiều dòng bằng phím tắt chữ

Hướng dẫn nhanh

Chọn dòng tại vị trí cần chèn > Ấn giữ phím Alt > Nhấn phím I > Nhấn phím R.

Hướng dẫn chi tiết

Bước 1: Chọn dòng tại vị trí cần chèn. Để chọn, bạn nhấp chuột vào ô đầu tiên của dòng (ô thứ tự) hoặc nhấp vào bất kỳ ô nào trên dòng đó và nhấn phím Shift + Space để bôi dòng tự động.

Bôi dòng tại vị trí cần chèn

Bước 2: Nhấn tổ hợp phím Alt + I. Sau đó, giữ nút Alt nhấn R.

Bạn cũng có thể sử dụng tổ hợp phím Ctrl + Y.

Nhấn tổ hợp phím Alt + I. Sau đó, giữ nút Alt nhấn R

Bạn sẽ thấy kết quả hiển thị thêm dòng ở phía trên các dòng được chọn.

Xuất hiện thêm các dòng mới được chèn trên các dòng đã chọn

3. Hướng dẫn cách chèn một hoặc nhiều dòng bằng phím tắt số

Hướng dẫn nhanh

Chọn dòng tại vị trí cần chèn > Nhấn tổ hợp phím Ctrl + Shift + Dấu + ở bàn phím chính (hoặc tổ hợp phím Ctrl + Dấu + ở bàn phím phụ).

Hướng dẫn chi tiết

Bước 1: Chọn dòng tại vị trí cần chèn. Để chọn, bạn nhấp chuột vào ô đầu tiên của dòng (ô thứ tự) hoặc nhấp vào bất kỳ ô nào trên dòng đó và nhấn phím Shift + Space để bôi dòng tự động.

Bôi dòng tại vị trí cần chèn

Bước 2: Chèn thêm dòng bằng cách:

Sử dụng tổ hợp Ctrl + Shift + Dấu +) trên bàn phím chính.

Nhấn tổ hợp phím Ctrl + Shift + Dấu +

Hoặc nhấn Ctrl + Dấu + trên bàn phím phụ.

Nhấn Ctrl + Dấu +

Nhấn Ctrl + Dấu +

Bạn sẽ thấy kết quả hiển thị thêm dòng ở phía trên các dòng được chọn.

Xuất hiện thêm các dòng mới được chèn trên các dòng đã chọn

Sau thao tác trên bạn cần chèn thêm nhiều dòng cùng một lúc đối với bảng biểu làm việc dữ liệu lớn bạn hãy sử dụng phím nút F4 (hoặc Fn + F4). Phím tắt này sẽ lặp lại hành động cuối cùng của bạn.

4. Cách chèn thêm dòng vào vùng bảng mình chọn mà vẫn giữ nguyên định dạng phần còn lại

Hướng dẫn nhanh

Chọn vùng dữ liệu cần thao tác > Ấn tổ hợp phím Ctrl + T > Chọn vùng dữ liệu mình cần tại ô Where is the data for your table? > Nhấp OK > Giữ phím Alt, trước tiên nhấn H, sau đó nhấn I và cuối cùng A. Vậy là xong.

Hướng dẫn chi tiết

Bước 1: Chọn vùng dữ liệu cần thao tác > Sử dụng phím tắt Ctrl + T (hoặc vào Home > Chọn Format as Table) và chọn kiểu phù hợp nhất để định dạng bảng biểu Excel.

Chọn Format as Table trên tab Home

Bước 2: Trong hộp thoại Create Table vừa xuất hiện, bạn chọn vùng dữ liệu mình cần tại ô Where is the data for your table? > Nhấp OK.

Bây giờ danh sách của bạn đã được định dạng bảng, bạn chọn lại vùng dữ liệu cần thao tác và tiến hành làm theo bước tiếp theo nhé.

Chọn vùng dữ liệu trong hộp thoại Create Table

Bạn cũng có thể chọn vùng dữ liệu mình cần trước đến khi hộp thoại này xuất hiện chỉ cần nhấn OK là xong.

Bước 3: Giữ phím Alt, trước tiên nhấn H, sau đó nhấn I và cuối cùng A. Đây là một phím tắt cho các tùy chọn Insert Table Rows Above.

Giữ phím Alt và lần lượt ấn phím H, I, A trên bàn phím

Kết quả dòng mới chỉ chèn vào giữa các dòng trong vùng bảng đã chọn, không chèn vào các dòng ở ngoài bảng.

Dòng mới không xuất hiện giữa các dòng bên phải

5. Cách chèn thêm dòng trống xen kẽ giữa các dòng

Chèn các dòng xen kẽ không đồng đều

Đối với các bảng biểu làm việc nhỏ hoặc muốn chèn dòng trống ở một số dòng nhất định thì bạn nên làm theo cách này.

Hướng dẫn nhanh:

Giữ phím Ctrl và nhấp chọn các dòng cần chèn thêm dòng mới > Kíck chuột phải vào trong vùng vừa bôi đen và chọn Insert.

Hướng dẫn chi tiết:

Bước 1: Giữ phím Ctrl và chọn từng dòng cần chèn thêm từ bảng dữ liệu bằng cách nhấp vào ô số thứ tự từng dòng.

Giữ phím Ctrl và chọn từng dòng cần chèn

Bước 2: Nhấp chuột phải vào trong vùng chọn và chọn Insert từ danh sách (hoặc sử dụng phím tắt Excel đã được liệt kê ở mục I, II, III).

Nhấp chuột phải vào trong vùng chọn và chọn Insert từ danh sách

Kết quả sẽ xuất hiện các dòng được chèn xen kẽ.

Kết quả sẽ xuất hiện các dòng được chèn xen kẽ

Chèn dòng xen kẽ 1 - 1

Với các bảng làm việc dữ liệu lớn, hoặc khi bạn cần chèn đều các dòng trống vao giữa thì hãy tham khảo hướng dẫn bên dưới.

Hướng dẫn nhanh

• Tạo một cột trợ giúp trong vùng làm việc cần chèn thêm và nhập số thứ tự 1,2,3....
• Sao chép cột trợ giúp vừa tạo và dán ngay dưới ô cuối cùng của cột đó.
• Chọn toàn bộ vùng bảng vừa thao tác, chọn Sort trong mục Data.
• Trên cửa sổ sẽ xuất hiện bảng phân loại theo cột trợ giúp
• Tại mục Sort by chọn cột giả lập số thứ tự.
• Mục Sort On chọn Values.
• Mục Order chọn Smallest to Largest.
• Chọn OK.

Hướng dẫn chi tiết

Bước 1: Giả lập một cột trợ giúp. Nhập số 1 và 2 vào ô bắt đầu. Sau đó, di chuột tại góc phải ô 2 đến khi xuất hiện biểu tượng dấu cộng (+) thì giữ chuột và rồi kéo đến dòng muốn chèn.

Giả lập một cột trợ giúp

Bước 2: Sao chép cột trợ giúp, dán vào ngay dưới ô cuối cùng của cột đó.

Sao chép cột trợ giúp, dán vào ngay dưới ô cuối cùng của cột đó

Bước 3: Chọn toàn bộ bảng vừa thao tác > Chọn tab Data > Chọn Sort.

Trên tab Data, chọn Sort

Bước 4: Trên cửa sổ sẽ xuất hiện bảng phân loại theo cột trợ giúp:

• Mục Sort by chọn cột vừa giả lập số thứ tự (trong ví dụ của tôi là Colum G).
• Mục Sort On chọn Values (Giá trị).
• Mục Order chọn Smallest to Largest (Từ nhỏ đến lớn).

Sau đó chọn OK.

Bảng phân loại theo cột trợ giúp

Kết quả các dòng được chèn mới theo số thứ tự từ nhỏ đến lớn theo cột giả lập. Sau đó bạn xóa bỏ cột giả lập trợ giúp là xong.

Kết quả các dòng được chèn mới theo số thứ tự từ nhỏ đến lớn theo cột giả lập

Với các bước mình đã hướng dẫn ở trên, hi vọng có thể giúp các bạn biết cách để chèn dòng trong Excel. Nếu bạn có bất kỳ thắc mắc nào, hãy để lại bình luận phía dưới nhé!