Bạn có biết phân tích công việc (job analysis) là một công cụ tuyệt vời để cải thiện hiệu quả làm việc của nhân viên và cả toàn tổ chức không? Bằng cách chủ động và có chiến lược phân tích công việc, doanh nghiệp của bạn sẽ dễ dàng phát triển hơn trong thị trường cạnh tranh khốc liệt.
Theo dõi bài viết sau để hiểu rõ hơn về quy trình phân tích công việc, các ví dụ cụ thể kèm mẫu tải xuống bạn nhé!
Phân tích công việc là gì?
Phân tích công việc là quy trình chi tiết và có hệ thống để xác định các trách nhiệm, yêu cầu và bản chất của một vị trí. Nó bao gồm việc chia nhỏ công việc thành các phần nhỏ hơn, thu thập thông tin về từng phần và sau đó phân tích thông tin đó để xác định những kỹ năng và năng lực cần thiết cho vị trí đó.
Lưu ý:
Phân tích công việc tập trung vào bản chất công việc, KHÔNG PHẢI đánh giá người đang đảm nhiệm. Mục tiêu là tạo ra bản mô tả chính xác về công việc, chứ không phải đánh giá nhân viên. Mặc dù một số phương pháp phân tích công việc có thể thu thập dữ liệu từ chính những người đang làm việc đó.
Để phân tích công việc toàn diện, cần tập trung vào những yếu tố sau:
- Nhiệm vụ và công việc: Xác định loại hình, tần suất và mức độ phức tạp khi thực hiện các nhiệm vụ và công việc cụ thể.
- Môi trường: Phân tích môi trường làm việc, chẳng hạn như nhiệt độ, mùi, các yếu tố nguy hiểm hoặc áp lực.
- Công cụ và thiết bị: Liệt kê các công cụ và thiết bị cần thiết để thực hiện tốt công việc.
- Các mối quan hệ: Xác định các mối quan hệ với đồng nghiệp (bên trong) và khách hàng, đối tác (bên ngoài).
- Yêu cầu: Xác định kiến thức, kỹ năng và khả năng cần thiết để đảm nhận hiệu quả vị trí này.
Tải ngay:
- 10 mẫu kế hoạch công việc bằng Excel cho các phòng ban
- Mẫu file Excel quản lý nhân sự dễ sử dụng nhất 2024
Ví dụ về phân tích công việc trong quản trị nhân lực
Sau đây là ví dụ về phân tích công việc cho một số vị trí trong công ty:
1. Giải thích các yếu tố trong bản phân tích công việc
Download bảng phân tích công việc mẫu file Excel tại đây!
2. Ví dụ phân tích công việc cho vị trí nhân viên sales
Mục tiêu của phân tích công việc
Trước khi tiến hành phân tích cho một công việc cụ thể, bạn cần xác định rõ bạn sẽ sử dụng kết quả phân tích công việc vào việc gì. Nói chung, các tổ chức có thể sử dụng thông tin cho các mục đích sau:
Tại sao phân tích công việc lại quan trọng?
Phân tích công việc giúp tổ chức cải thiện sự gắn kết, hiệu quả và năng suất của nhân viên, từ đó đạt được các mục tiêu vận hành và chiến lược. Các tổ chức có thể sử dụng thông tin từ phân tích công việc để:
- Tạo các bài đăng tuyển dụng chi tiết và chính xác, thu hút được những kỹ năng và năng lực cần thiết.
- Cải thiện việc ra quyết định trong quá trình tuyển dụng và tuyển chọn nhân viên mới bằng cách dễ dàng theo dõi các ứng viên có phẩm chất và bằng cấp cần thiết cho công việc.
- Phát triển các vai trò công việc phù hợp với nhu cầu phát triển của tổ chức và duy trì tính cạnh tranh trong môi trường kinh doanh luôn thay đổi.
- Lập kế hoạch phát triển nhân viên hiệu quả bằng cách xác định các kỹ năng mà nhân viên còn thiếu để thực hiện công việc thành công.
- Lên kế hoạch và tiến hành đánh giá hiệu suất hiệu quả hơn dựa trên sự hiểu biết tốt về các nhiệm vụ và bản chất của công việc. Điều này sẽ cải thiện hiệu suất và sự gắn kết của nhân viên.
- Xác định nội dung của một công việc và giá trị của nó đối với công ty để đưa ra các gói đãi ngộ công bằng.
- Đánh giá rủi ro liên quan đến công việc và thực hiện các biện pháp an toàn để tránh vi phạm an toàn.
Các phương pháp phân tích công việc
Ba phương pháp phân tích công việc phổ biến nhất là Kỹ thuật Sự Kiện Quan Trọng (Critical Incident Technique - CIT), Liệt Kê Nhiệm Vụ (Task Inventory) và Phân Tích Công Việc Theo Chức Năng (Functional Job Analysis). Chúng ta cùng xem xét chi tiết từng phương pháp này.
Kỹ thuật Sự Kiện Quan Trọng (CIT)
Kỹ thuật Sự Kiện Quan Trọng dựa trên việc quan sát các sự kiện then chốt. Sự kiện then chốt là những hành vi thể hiện hiệu suất vượt trội hoặc không thể chấp nhận được. Báo cáo sự kiện then chốt thường bao gồm các yếu tố sau:
- Mô tả bối cảnh và hoàn cảnh dẫn đến sự kiện.
- Hành vi của nhân viên trong sự kiện.
- Hậu quả của hành vi và tác động rộng hơn của chúng.
Phương pháp CIT hiệu quả nhất trong các tình huống liên quan đến sức khỏe và an toàn (ví dụ: bất cứ khi nào xảy ra tai nạn, thương tích hoặc tử vong), đánh giá hiệu suất và đào tạo nhân viên. Trong hai trường hợp sau, danh sách các sự kiện then chốt sẽ liệt kê các ví dụ về hành vi mẫu mực và không thể chấp nhận được, có thể được sử dụng để cung cấp phản hồi cho nhân viên hoặc làm cơ sở đào tạo về những việc nhân viên nên và không nên làm.
Liệt Kê Nhiệm Vụ (TI)
Liệt Kê Nhiệm Vụ, hay còn gọi là Phân Tích Nhiệm Vụ, là danh sách tất cả các nhiệm vụ cấu thành một công việc. Các nhiệm vụ này thường được nhóm theo trách nhiệm. Trước đây, chúng tôi đã đề cập rằng một công việc có từ 5 đến 12 trách nhiệm và tối đa 100 nhiệm vụ. Khi tạo Liệt Kê Nhiệm Vụ, bạn cần ghi chú tần suất, mức độ quan trọng và khó khăn liên quan đến mỗi nhiệm vụ.
Liệt Kê Nhiệm Vụ thường được tạo ra dựa trên đầu vào từ các nhóm chuyên gia, chính những người đang làm công việc đó và quản lý của họ. Phương pháp này hiệu quả nhất trong việc tạo mô tả công việc, phân loại công việc, đào tạo nhân viên và kiểm tra việc tuân thủ các yêu cầu pháp lý.
Phân Tích Công Việc Theo Chức Năng (FJA)
Phân Tích Công Việc Theo Chức Năng là một phương pháp cung cấp thông tin chi tiết về công việc cần thực hiện và các yêu cầu về năng lực của nhân viên để hoàn thành công việc một cách thành công. Nó phân tích các thành phần và hoạt động công việc cụ thể tạo nên vai trò, bao gồm:
- “Sự Vật” - Các vật dụng và công cụ vật lý liên quan đến công việc
- “Dữ Liệu” - Thông tin, sự kiện và số liệu mà nhân viên làm việc
- “Con Người” - Các tương tác và giao tiếp với người khác
Ngoài Kỹ thuật Sự Kiện Quan Trọng, Liệt Kê Nhiệm Vụ và Phân Tích Công Việc Theo Chức Năng, còn có nhiều phương pháp phân tích công việc khác. Chúng bao gồm:
- Phân Tích Đặc Trưng Ngưỡng (Threshold Traits Analysis)
- Thang Đo Lường Yêu Cầu Năng Lực (Ability Requirements Scales)
- Bản Câu Hỏi Phân Tích Vị Trí (Position Analysis Questionnaire)
- Phương Pháp Các Yếu Tố Công Việc (Job Elements Method)
Mẫu excel phân tích công việc có thể giúp bạn thực hiện điều đó, tải xuống ngay!
Quy trình phân tích công việc
Quy trình phân tích công việc có thể thay đổi tùy theo tổ chức, vị trí và mục tiêu. 5 bước phân tích công việc hiệu quả:
Xác định mục đích
Mục đích của phân tích công việc ảnh hưởng đến các bước tiếp theo, ví dụ như ngân sách, lãnh đạo dự án và các bên liên quan. Mục đích có thể là tạo mô tả công việc chi tiết, phân tích nhu cầu đào tạo nhân viên hoặc lên kế hoạch lực lượng lao động.
Chọn phương pháp
Phương pháp phù hợp nhất cho phân tích công việc của bạn phụ thuộc vào mục đích bạn xác định trong bước một. Bảng dưới đây có thể giúp bạn xác định kỹ thuật phân tích công việc hiệu quả nhất và sử dụng điều đó để ảnh hưởng đến các hành động trong tương lai
Tùy thuộc vào phương pháp, việc thu thập dữ liệu sẽ khác nhau.
Thu thập dữ liệu
Thu thập và phân tích dữ liệu là hai bước tốn thời gian nhất trong quá trình phân tích công việc. Phương pháp phân tích công việc được chọn sẽ xác định các phương pháp thu thập dữ liệu được sử dụng. Các phương pháp thu thập dữ liệu phổ biến bao gồm quan sát, phỏng vấn, bảng câu hỏi và nhật ký công việc.
Phân tích dữ liệu
Thời gian dành cho phân tích phụ thuộc vào dữ liệu được thu thập. Khi bạn thu thập một lượng lớn dữ liệu định lượng, việc báo cáo điểm trung bình, độ lệch chuẩn, số lượng người tham gia và lỗi chuẩn trung bình - standard error of the mean (SEM) là hữu ích. SEM đo lường độ tin cậy hoặc độ chính xác của kết quả. Ví dụ, giá trị SEM cao cho một nhiệm vụ cụ thể có thể yêu cầu nghiên cứu bổ sung.
Đánh giá tác động
Một bước cuối cùng cần thiết là nhận thức được tác động mong muốn của phân tích công việc. Đây được gọi là hiệu lực theo kết quả (consequential validity). Đó là mức độ phân tích công việc tác động đến các can thiệp bắt nguồn từ nó.
Đừng bỏ qua: Trọn bộ 5 chỉ số nguồn nhân lực cho chủ doanh nghiệp vừa và nhỏ
Bảng câu hỏi phân tích công việc
Mẫu bản câu hỏi phân tích công việc là một công cụ quan trọng để thu thập dữ liệu về các nhiệm vụ, trách nhiệm, kỹ năng cần thiết, điều kiện làm việc và tiêu chí đánh giá hiệu suất liên quan đến công việc. Mẫu hỏi bao gồm các câu hỏi chi tiết cho phép bạn thu thập thông tin toàn diện về một vai trò cụ thể.
Sự khác biệt giữa bản phân tích công việc và bản mô tả công việc
Giải đáp thắc mắc liên quan
Khi nào cần phân tích công việc?
- Khi bắt đầu một dự án mới.
- Khi tiến độ công việc bị trì trệ.
- Khi kết thúc một dự án.
- Khi cần đánh giá nhu cầu đào tạo.
- Khi cần viết mô tả công việc.
- Khi cần đánh giá hiệu suất công việc.
- Khi cần thiết kế hệ thống lương thưởng.
- Khi cần giải quyết các vấn đề về nhân sự.
Ai là người phân tích công việc?
- Chuyên viên Nhân sự
- Nhà quản trị
- Giám sát viên
- Người nắm giữ công việc
- Chuyên gia tư vấn
Ngoài ra, các bên liên quan khác như bộ phận nhân sự, bộ phận đào tạo và phát triển, và khách hàng cũng có thể tham gia vào quá trình phân tích công việc.
Quản trị nguồn nhân lực tốt hơn với SlimCRM
Quản trị nguồn nhân lực (HRM) là một chức năng quan trọng của bất kỳ doanh nghiệp nào. HR chịu trách nhiệm tuyển dụng, đào tạo, phát triển và giữ chân nhân viên. Một hệ thống HR hiệu quả có thể giúp doanh nghiệp cải thiện năng suất, giảm chi phí và đạt được mục tiêu kinh doanh.
SlimCRM là phần mềm quản lý nhân sự được thiết kế để giúp doanh nghiệp quản lý hiệu quả các quy trình nhân sự. SlimCRM cung cấp một loạt các tính năng giúp doanh nghiệp:
- Tự động hóa các tác vụ HR tốn thời gian, chẳng hạn như quản lý dữ liệu nhân viên, quản lý hồ sơ ứng viên theo dõi thời gian và chấm công, và xử lý bảng lương
- Gom CV từ các kênh tuyển dụng, xác định và theo đuổi các ứng viên tiềm năng
- Đào tạo và phát triển nhân viên
- Quản lý hiệu suất nhân viên…
Sự khác biệt của SlimCRM:
- Tinh gọn và dễ sử dụng, không mất nhiều thời gian học tập và làm quen phần mềm
- Mindset quản trị nhân sự bằng mục tiêu kết hợp KPI, hướng tới sự linh hoạt và tăng trưởng, phù hợp với doanh nghiệp vừa và nhỏ tại Việt Nam
- Chi phí hợp lý, nhiều tính năng
Đăng ký dùng thử phần mềm quản trị nhân lực SlimCRM tại đây!
Phân tích công việc là một kỹ thuật tuyệt vời và đã được kiểm nghiệm kỹ lưỡng, đóng vai trò quan trọng trong Quản lý Nhân sự. Thực tế, việc áp dụng phân tích công việc hiệu quả sẽ tác động đến kết quả kinh doanh. Chuyên viên Nhân sự có thể sử dụng dữ liệu này để đưa ra các quyết định tuyển dụng tốt hơn và đảm bảo hiệu suất công việc cao hơn thông qua đào tạo tập trung và quản lý hiệu suất hiệu quả.
Tham khảo: van Vulpen, E. (n.d.). Job Analysis: A Practical Guide [FREE Templates]. AIHR. Retrieved May 7, 2024, from https://www.aihr.com/blog/job-analysis/
